「また安全書類か…」
現場が立て込んでいる時に限って、元請から書類提出の催促が来る。
しかも様式が変わっていたり、下請けの情報が揃っていなかったり。
現場監督なら一度は、こう思ったことがありませんか？
「この書類、本当に必要なのか？」
結論から言うと、残念ながら必要なんです。
でも、今のやり方のままである必要はない。
ヤマダこの記事では、安全書類がめんどくさい「本当の理由」を整理したうえで、Excelを使って根本から解決する方法を紹介します
なぜ安全書類はめんどくさいのか【原因を整理する】
「めんどくさい」で終わらせず、まず原因を正確に把握しておきましょう。
解決策はその後についてくるはずです。
書類の種類が多すぎる
安全書類（グリーンファイル）には、
- 作業員名簿
- 施工体制台帳
- 再下請負通知書
- 施工体系図
- 持込機械届
- 新規入場者教育報告書
など、枚挙にいとまがない。
現場規模が大きくなるほど枚数も増え、めんどくささも増していきます。
元請によって様式がバラバラ
国土交通省が標準様式を定めているとはいえ、元請各社が独自様式を使っているケースは珍しくないと思います。
「うちはこの様式で出して」と渡された書類が、前の現場と微妙に違う。
それだけで作り直しが発生します。
同じ情報を何度も入力させられる
ヤマダこれが一番の問題です。
たとえば一人の作業員の情報（氏名・生年月日・資格・保険情報など）は、
作業員名簿・施工体制台帳・新規入場者教育報告書など、複数の書類に繰り返し登場します。
入力するたびに「さっきも書いたぞ」という感覚、覚えがあるのではないでしょうか？。
期限が重なる・突然催促が来る
下請けが増えるたびに書類が追加され、現場の進捗とは関係なく「○○日までに出して」と言われる。
忙しい時期に限って重なるのは、気のせいではありません。
現場の動きと書類提出のタイミングが連動しているからです。
特にめんどくさい書類ワースト3【現場監督目線】
安全書類の中でも、特に手間がかかるものを3つ挙げてみます。
1位：作業員名簿
人が入れ替わるたびに更新が必要で、しかも記載項目が多い。
氏名・住所・生年月日・血液型・資格・保険の加入状況・緊急連絡先…
現場の規模が大きいと、これだけで1時間以上かかることもある。
👉 作業員名簿の効率化については[こちらの記事]で詳しく解説しています。
2位：施工体制台帳
下請け業者が多い現場では、情報収集から始まってかなりの時間を要します。
「どの業者がどの工事を担当しているか」を全部把握して書類に落とす作業は、思った以上に重いものです。
👉 施工体制台帳の書き方・作成ポイントは[こちら]で解説しています。（※ただいま準備中です）
3位：再下請負通知書
書き方がわからなくて検索した経験がある人も多いのではないでしょうか？
「再下請負通知書 書き方」で検索すると、それだけ困っている人が多いことがわかる。
👉 再下請負通知書の記入例と注意点は[こちら]で解説しています。（※ただいま準備中です）
結局どこに時間がかかっているのか
3つの書類を並べてみると、共通点が見えてきます。
「同じ情報を、複数の書類に何度も入力している」
一人の作業員Aさんの情報を例に取ると、こうなる。
| 書類名 | Aさんの情報が登場する箇所 |
|---|---|
| 作業員名簿 | 氏名・資格・保険情報など |
| 施工体制台帳 | 職種・担当工事など |
| 新規入場者教育報告書 | 氏名・入場日など |
Aさんが一人増えるたびに、3枚の書類を更新しなければならない。
10人増えたら、30回の更新作業が発生する計算になります。
めんどくさいのはあなたが要領を得ていないからではなく、構造的に非効率な作業が発生しているからなのです。
Excelで解決する方法【マスター連動の考え方】
この問題を根本から解決するのが、「一箇所入力→全書類に自動反映」の仕組みです。
考え方はシンプル
マスターシートに作業員情報を一度入力すると、作業員名簿・施工体制台帳・その他の書類に自動で反映されるExcelを作る。
マスターシート（一回入力）
↓
作業員名簿シート（自動反映）
↓
施工体制台帳シート（自動反映）
↓
その他の書類（自動反映）
Aさんの情報を1回入力するだけで、全書類が更新される。
というのが理想ですよね？
ヤマダ何とかその書式が作れないものかと今試行錯誤しています
実際にどれくらい時短になるか
作業員名簿の自動入力テンプレートは既に完成していて、noteで販売しています。
筆者の体感では、作業員名簿の作成・更新にかかる時間が従来比で約60〜70%削減できたかなと思います。
一番最初のマスターシート入力が面倒ではありますが、
そこさえ終わればシートをコピーするだけでいろんな現場で使えます。
手作りする場合の注意点
Excelで自作する場合、VLOOKUP関数やINDEX/MATCH関数を使えば実現できます。
ただし、様式のレイアウト調整や印刷設定など、意外と手間がかかる部分もあります…。
「関数は苦手」「すぐ使いたい」という場合は、完成済みのテンプレートを使うのが早いのではないでしょうか。
テンプレートを使う場合
当ブログでは有料noteという形で、マスターシート連動型の作業員名簿Excelテンプレートを配布・販売しています。
- 全建統一様式第5号に対応
- マスターシートへの入力で各書類に自動反映
- 関数の知識不要、入力するだけで使える
まとめ：めんどくさいは「仕組み」で解消できる
安全書類がめんどくさい本当の理由は、同じ情報を何度も入力させられる構造にあります。
愚痴を言い合って終わるのも気持ちはわかります。
でも、仕組みを変えれば確実に楽になる。
Excelのマスター連動を使えば、入力作業を大幅に減らすことができる。
まずは作業員名簿から始めてみてはいかがでしょうか？
この記事が、現場の書類地獄から抜け出すきっかけになれば嬉しいです。
ヤマダ無料版のテンプレートは当ブログで配布していますので気になる方は是非
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