新規入場者教育の資料をQRコードにする方法【紙ゼロ・現場で即スキャン】

QRコード化するとどう変わるか

新規入場者教育の資料、毎回印刷していませんか？

人数分コピーして、終わったら回収して、保管場所に困って——というのが今までの流れだと思います。

QRコード化するとこの流れがシンプルになります。

印刷なし、配布なし、紛失なし。

資料を更新したいときもPDFを差し替えるだけで、QRコードはそのまま使い続けられます。

閲覧はGoogleドライブのPDFビューアで行うため、入場者はアプリのインストールが不要です。

スマホのカメラとブラウザがあれば誰でも見られますし、全部の作業を合わせても慣れれば15分以内で完了します。

STEP1：PowerPointに現場情報を入力する

まず手持ちのPowerPointファイルを開いて、現場固有の情報を入力・確認します。

QRコード化した後に「連絡先が古いまま」「現場名が入っていない」という状態にならないよう、

ここで一通り確認しておきます。

最低限チェックしておきたい箇所は4つです。

タイトルスライドの現場名・実施日・担当者名は毎回更新が必要な箇所です。

日付だけ変えれば工期中は使い回せます。

施工管理体制・連絡先のスライドは現場代理人・職長の氏名と電話番号が最新かどうか確認します。

入場者が緊急時に参照する情報なので特に重要です。

現場配置図のスライドがある場合は、出入口・避難経路・危険エリアの情報が

現在の現場状況と合っているか確認します。

緊急時の対応スライドは避難場所・緊急連絡先が正しく記載されているか必ず確認してください。

資料をこれから作る場合は、当ブログで無料テンプレートを配布しています。

STEP3：Google DriveにアップしてURLを取得する

書き出したPDFをGoogle Driveにアップロードして、誰でも閲覧できるURLを発行します。

まずGoogle Driveを開いて「新規」→「ファイルのアップロード」でPDFをアップロードします。

次にアップロードしたファイルを右クリックして
「共有」を開き、「リンクを知っている全員」が「閲覧者」として見られるように変更します。
「リンクをコピー」でURLを取得してください。

一度この設定をしておけば、後でPDFを差し替えてもURLは変わりません。

注意点として、施工管理体制スライドに担当者の電話番号を記載している場合、

URLを知っている人なら誰でも見られる状態になります。

気になる場合は連絡先欄を空欄のままQR化して、別途口頭で伝える運用にするのも一つの方法です。

STEP4：QRコードを生成する

コピーしたURLをQRコードに変換します。無料サービスで十分対応できます。

おすすめは「QRのすけ」です。
国産・無料・登録不要でシンプルに使えて、PNG/SVG形式での書き出しにも対応しています。

操作はブラウザで「QRのすけ」と検索してサイトを開き、

入力欄にGoogle DriveのURLを貼り付けて「QRコード生成」をクリックするだけです。

「ダウンロード（PNG）」で保存します。印刷用途ならSVG形式の方が綺麗に仕上がります。

STEP5：現場に設置する

生成したQRコードをA4用紙に印刷して掲示します。

「新規入場者の方はこちらのQRをスキャンしてください」と一言添えておくとスムーズです。

ラミネート加工しておくと長持ちします。

設置場所は現場事務所の掲示板、受付テーブルの卓上スタンド、ヘルメット置き場の近くの3か所が特に効果的です。

入場者が最初に立ち寄る場所に置くのがポイントです。

資料の更新はPDFの差し替えだけでOKです。

Google Drive上のPDFを差し替えてもURLとQRコードはそのまま変わりません。

夏は熱中症重点版、冬は凍結・暖房注意版に切り替えても、QRの貼り直しは不要です。

まとめ

手順をおさらいします。

——以上の5ステップです。

慣れれば15分以内で完了します。
一度セットアップしてしまえば、あとはPDFの差し替えだけで運用できます。

今回の手順で使用している新規入場者教育スライド（有料版・15枚）と受講確認書Excelテンプレートはnoteで販売しています。

無料版はこちらの記事からダウンロードできます。